Datenschutzrichtlinie für Bewerber 

Stand: 09.11.2023

Informationen über die Erhebungpersonenbezogener Daten von Bewerbern und Bewerberinnen innerhalb der HRSGermany Gmbh (Art. 13, Art. 14DSGVO)

 Diese Datenschutzrichtlinie bieteteinen Rahmen für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch die HRSGermany GmbH entsprechend den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung derEuropäischen Union (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes neue Fassung(BDSG-neu). Weitere Informationen zu den Verantwortlichen für dieDatenverarbeitung und den Kontaktdaten der Gesellschaft erhalten Sie aufunserer Homepage innerhalb der Datenschutzerklärung.

1.  Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

 Fragen zur Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten innerhalbder HRS Germany GmbH können Sie gerne an den Datenschutzbeauftragten richten:

HRS Germany GmbH
Datenschutzbeauftragte:

Prinzregentenstraße 54,

80538 München

2.  Datenkategorien

Zu den verarbeitetenKategorien personenbezogener Daten gehören insbesondere

• Ihre Stammdaten (wie     Vorname, Nachname, Namenszusätze)
• Kontaktdaten (z.B. Ihre     private Anschrift, E-Mail-Adresse, (Mobil-)Telefonnummer)
• Hierunter können auch     besondere Kategorien personenbezogener Daten wie Gesundheitsdaten fallen,     falls Sie diese im Lebenslauf mitangeben
• Beruflicher Werdegang und     Bildungsweg; Projektauflistung
• Sprachkenntnisse und     sonstige berufsbezogene Fähigkeiten
• Sozialversicherungsnummer,     nationale Kennung oder sonstige von den Behörden ausgestellte     Identifikationsnummer
• Geburtsdatum
• Geschlecht
• Bankkontoinformationen
• Staatsangehörigkeit und     Status bezüglich der Arbeitserlaubnis
• Informationen über     Leistungen
• Steuerliche Informationen
• Informationen aus Referenzen     und
• Informationen in Ihrem     Lebenslauf oder Ihrer Bewerbung, Informationen, die Sie über Ihre     beruflichen Interessen zur Verfügung stellen, sowie andere Informationen     über Ihre Qualifikationen

und soweit gesetzlich vorgeschrieben oder eineausdrückliche Einwilligung vorliegt:

• Behinderungen und     gesundheitsbezogene Informationen
• Ergebnisse von Drogentests,     Kriminal- und andere Hintergrundüberprüfungen. Darüber hinaus können     folgende Daten erhoben und verarbeitet werden:
• Benutzername und Passwort,     wenn Sie sich auf unseren Webseiten registrieren
• Informationen, die Sie uns     über Freunde oder andere Personen bereitstellen, verbunden mit dem Wunsch,     dass wir diese kontaktieren. (der Datenverantwortliche geht davon aus,     dass die andere Person zuvor eine Zustimmung für diese Übermittlung     erteilt hat)
• Andere Informationen, die     Sie uns zur Verfügung stellen, z. B. in Umfragen oder über die     „Kontakt“-Funktion auf unseren Seiten.

Sollte es zum Abschluss einesArbeits- bzw. Dienstvertrages mit Ihnen kommen, so erheben, verarbeiten undspeichern wir personenbezogene Daten gemäß den Vorschriften desBundesdatenschutzgesetzes neue Fassung (BDSG-neu), insbesondere gem. § 26BDSG-neu, die Sie uns als Arbeitnehmer bzw. Freelancer zur Verfügung gestellthaben oder die während Ihres Arbeits- bzw. Dienstverhältnisses entstehen,soweit es zur Erfüllung unserer vertraglichen und/oder gesetzlichenVerpflichtungen erforderlich ist. Ihre personenbezogenen Daten werden in allerRegel direkt bei Ihnen im Rahmen des Bewerbungsprozesses erhoben. In bestimmtenKonstellationen werden aufgrund gesetzlicher Vorschriften Ihrepersonenbezogenen Daten auch bei anderen Stellen (insbesondere Behörden)erhoben. Daneben können wir Daten von Dritten (z.B. Stellenvermittlung)erhalten haben. 
Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten im Einzelfall nicht bei Ihnen direkterheben, werden wir Sie zuvor darüber informieren.
Die Verarbeitung kann auch auf elektronischem Wege erfolgen. Dies istinsbesondere dann der Fall, wenn ein Bewerber entsprechende Bewerbungsunterlagenauf dem elektronischen Wege, beispielsweise per E-Mail oder über ein auf derInternetseite befindliches Webformular, an uns übermittelt.

3.  Rechtsgrundlage und Zweck derDatenverarbeitung

Wir verarbeiten, erfassen und speichern personenbezogenenDaten insbesondere für folgende Zwecke:

a. Um Ihnen Arbeitsplatzangebote und Projekte zur Verfügung zu stellen undArbeit zu bieten;
b. um Ihnen zusätzliche Dienste wie z.B. Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen,berufliche Beratung und Begleitung bei der beruflichen Neuorientierung zurVerfügung zu stellen;
c. um Ihre Eignung als Bewerber bzw. Freelancer und Ihre stellenrelevantenFertigkeiten festzustellen;
d. zur Durchführung von Datenanalysen, wie z. B. (i) Analyse unserer Datenbanküber Bewerber und Mitarbeiter; (ii) Bewertung der individuellen Leistung undFähigkeiten, einschließlich Bewertung der arbeitsbezogenen Fähigkeiten; (iii)Identifizierung von Fachkräftemangel; (iv) Verwendung von Informationen, umPersonen potenzielle Chancen aufzuzeigen, und (v) Analyse von in der Pipelinebefindlichen Trends in der Einstellungspraxis;
e. um Ihnen Informationen über mögliche verfügbare Positionen zukommen zulassen;
f. um über besondere Veranstaltungen, Aktionen, Programme, Angebote, Umfragen,Wettbewerbe und Marktforschung zu informieren;
g. zur Beantwortung individueller Anfragen;
h. zum Betrieb, Bewertung und Verbesserung unseres Geschäfts (einschließlichEntwicklung, Verbesserung, Analyse und Verbesserung unserer Dienstleistungen;Verwaltung unserer Kommunikation; Durchführung von Datenanalysen; Durchführungvon Buchführung, Rechnungsprüfung und anderen internen Funktionen);
i. zum Schutz vor Betrug und anderen rechtswidrigen Handlungen, Forderungen undsonstigen Verbindlichkeiten; und
j. zur Einhaltung und Durchsetzung geltender rechtlicher Anforderungen,relevanter Branchenstandards, vertraglicher Verpflichtungen und unsererRichtlinien.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der Bestimmungender EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO), des Bundesdatenschutzgesetzes(BDSG-neu) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze (z. B. BetrVG, ArbZG,etc.).

In erster Linie dient die Datenerhebung und -verarbeitung der Abwicklung desBewerbungsverfahrens. Die vorrangige Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1b) DS-GVO i. V. m. § 26 Abs. 1 BDSG-neu.

Im Rahmen Ihrer Bewerbung – ob nun online über unsere Portale, via E-Mail oderVorort – holen wir eine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO zurVerarbeitung Ihrer Daten ein. Beachten Sie hierfür bitte die nachfolgendeZiffer. 

Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten zudem auf Grundlage von Art. 6Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO, um berechtigte Interessen von uns oder von Dritten(z. B. Behörden) zu wahren. Dies gilt insbesondere bei der Aufklärung vonStraftaten (Rechtsgrundlage § 26 Abs. 1 S. 2 BDSG) oder im Konzern zu Zweckender Konzernsteuerung, der internen Kommunikation und sonstiger internerVerwaltungszwecke (sog. Kleines Konzernprivileg).
Darüber hinaus sind wir in Einzelfällen aufgrund der europäischenAntiterrorverordnungen 2580/2001 und 881/2002 verpflichtet, Ihre Daten gegendie sog. „EU-Terrorlisten“ abzugleichen, um sicherzustellen, dass keine Gelderoder sonstigen wirtschaftlichen Ressourcen für terroristische Zweckebereitgestellt werden.

Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten für einen obennicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie zuvor darüberinformieren. 

4.  Einwilligung

 Wieweiter oben dargestellt, holen wir im Rahmen Ihrer Bewerbung – ob nun onlineüber unsere Portale, via E-Mail oder Vorort – eine Einwilligung nach Art. 6Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO zur Verarbeitung Ihrer Daten ein.

 Der Text der Einwilligung lautet:

„Ich willige in die Verarbeitung, Speicherung undÜbermittlung meiner personenbezogenen Daten einschließlich der von mirmitgeteilten besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO(z.B. Angaben zu meinem Familienstand oder Gesundheitsdaten) durch die HRSGermany GmbH und ihre oben genannten Tochtergesellschaften und verbundeneUnternehmen zum Zwecke der Bereitstellung vorläufiger, befristeter oderunbefristeter Arbeits- und Beschäftigungsmöglichkeiten, zum Zweck derVersendung von Ausschreibungen über freie Stellen sowie zum Zweck der Bewertung(auch mit automatisierten Mitteln) von Profilen und beruflichen Fähigkeiten zurBeurteilung individueller Entwicklungs- und Karrierepläne ein. Meine Datenwerden für eine Dauer von zwölf Monaten gespeichert und sodann gelöscht, es seidenn ich erkläre mich erneut ausdrücklich mit einer weiteren Speicherungeinverstanden. Sofern im Einzelfall unbedingt erforderlich, willige ich fernerin die Übermittlung meiner personenbezogenen Daten außerhalb der EuropäischenUnion und/oder innerhalb der verbundenen Unternehmen ein. Ich kann meineEinwilligung ohne Angabe von Gründen verweigern und eine erteilte Einwilligungjederzeit für die Zukunft widerrufen. Der Widerruf berührt die Rechtmäßigkeitder bis dahin erfolgten Verarbeitung nicht. Weitere Informationen erhalte ichin der Datenschutzerklärung auf der Homepage.“

 Diese Einwilligung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründenüber unser Webformular fürBetroffenenrechte widerrufen.

 Bitte beachten Sie, dass wir Ihre Bewerbung nach erfolgtemWiderruf nicht weiter berücksichtigen können.

5.   Datenzugriff

Wir geben personenbezogene Daten, die wir über Sie erhobenhaben, nur in Übereinstimmung mit dieser Datenschutzrichtlinie und denallgemein gültigen Datenschutzvorgaben weiter.
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Wir geben Ihre Daten im Einzelfall wie folgt weiter: (i) anTochtergesellschaften und an mit uns verbundene Unternehmen; (ii) sofern Sieein Bewerber bzw. Freelancer sind, an Kunden, die freie Stellen bzw. Projektehaben oder die daran interessiert sind, unsere Bewerber bzw. Freelancer zuplatzieren; und (iii) an andere Personen, wie z.B. Stellenberater und Unterauftragnehmer,mit denen wir zusammenarbeiten, um für Sie eine Stelle bzw. ein Projekt zu finden.

Darüber hinaus können wir Ihre personenbezogene Daten offenlegen, (i) wenn wirdazu gesetzlich oder rechtlich verpflichtet sind; (ii) gegenüber Strafverfolgungsbehördenoder anderen Regierungsbeamte auf der Grundlage eines rechtmäßigenOffenlegungsantrags; und (iii) wenn wir der Ansicht sind, dass eine Offenlegungnotwendig oder angemessen ist, um körperliche Schäden oder finanzielle Verlustezu verhindern, oder im Zusammenhang mit einer Untersuchung von mutmaßlichenoder tatsächlichen betrügerischen oder illegalen Aktivitäten. Wir behalten unsauch das Recht vor, personenbezogene Daten, die wir über Sie haben, zuübertragen, wenn wir unsere gesamten oder einen Teil unserer Geschäfte oderVermögenswerte verkaufen oder übertragen (auch im Falle einer Umstrukturierung,Auflösung oder Liquidation). 

Daneben bedienen wir uns zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichenPflichten zum Teil unterschiedlicher Dienstleister. Eine Auflistung der von unseingesetzten Auftragnehmer und Dienstleister, zu denen nicht nur vorübergehendeGeschäftsbeziehungen bestehen, können Sie im Bedarfsfall bei uns einfordern.

6.   Betroffenenrechte

 Als Betroffener könnte Sie gem. Art.15 – Art. 22 DSGVO folgende Rechte geltend machen:

a) Das Recht auf Auskunft: Betroffene Personen haben das Recht, Auskunft überdie von uns verarbeiteten Sie betreffenden personenbezogenen Daten verlangen,um zu überprüfen, ob ihre personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit demGesetzverarbeitet werden.

b) Das Recht auf Berichtigung: Betroffene Personen haben das Recht, dieBerichtigung von ungenauen oder unvollständigen Daten, die über sie gespeichertsind, anzufordern, um die Richtigkeit dieser Informationen zu schützen und siean die Datenverarbeitung anzupassen.

c) Das Recht auf Löschung: Betroffene Personen haben das Recht, zu verlangen,dass der Datenverantwortliche Informationen über sie löscht und diese Datennicht mehr verarbeitet.

d) Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Betroffene Personen haben dasRecht, zu verlangen, dass der Datenverantwortliche die Verarbeitung seinerDaten einschränkt.

e) Das Recht auf Datenübertragbarkeit: Betroffene Personen haben das Recht, dieDatenübertragbarkeit anzufordern, was bedeutet, dass die betroffene Person dieursprünglich bereitgestellten personenbezogenen Daten in einem strukturiertenund häufig verwendeten Formaterhalten kann oder dass die betroffene Person dieÜbertragung der Daten an einen anderen Datenverantwortlichen beantragen kann.

f) Das Recht auf Widerspruch: Betroffene Personen, die einemDatenverantwortlichen personenbezogene Daten zur Verfügung stellen, haben dasRecht, der Datenverarbeitung aus einer Reihe von Gründen, wie sie in derDatenschutz-Grundverordnung festgelegt sind, jederzeit zu widersprechen, ohnedie Entscheidung begründen zu müssen.

g) Das Recht, nicht Gegenstand automatisierter Einzelentscheidungen zu sein:Betroffene Personen haben das Recht, sich keiner Entscheidung zu unterwerfen,die ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung, einschließlichProfilerstellung, beruht, wenn diese Profilierung eine rechtliche Auswirkungauf die betroffenen Personen hat oder in ähnlicher Weise erheblich auf sieeinwirkt.

h) Das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde: Betroffene Personenhaben das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen,insbesondere in dem Mitgliedstaat, in dem sie ihren gewöhnlichen Aufenthaltsorthaben, am Arbeitsplatz oder am Ort der mutmaßlichen Verletzung von Rechten,wenn die betroffenen Personen der Ansicht sind, dass die Verarbeitung ihrerpersonenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. 

Beruht die Verarbeitung auf der Einwilligung gemäß Art. 7 DSGVO, können betroffenePersonen ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.
Wenn Sie weitere Informationen über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenenDaten benötigen oder Ihre Betroffenenrechte geltend machen wollen, nutzen Siebitte unser Webformular für Betroffenenrechte.

7.   Speicherung Ihrer Daten

 Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenenDaten, solange dies für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichenPflichten erforderlich ist.
Im Hinblick auf die Speicherung von Bewerberdaten gilt dabei ergänzendfolgendes: 

• Schließen wir oder ein Kunde     einen Anstellungsvertrag mit einem Bewerber, werden die übermittelten     Daten zum Zwecke der Abwicklung des Beschäftigungsverhältnisses unter     Beachtung der gesetzlichen Vorschriften gespeichert.
• Wird kein Anstellungsvertrag     mit dem Bewerber geschlossen oder erfolgt keine Vermittlung des Bewerbers,     so werden die Bewerbungsunterlagen spätestens zwölf Monate nach     Bekanntgabe der Absageentscheidung automatisch gelöscht, sofern einer     Löschung keine sonstigen berechtigten Interessen des für die Verarbeitung     Verantwortlichen entgegenstehen. Sonstiges berechtigtes Interesse in     diesem Sinne ist beispielsweise eine Beweispflicht in einem Verfahren nach     dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).
• Um mit dem Bewerber auch     nach Beendigung der ersten Bewerbungsphase, in welcher er nicht vermittelt     werden konnten, weitere seiner Qualifikation und seinen Fähigkeiten     passende Stellen- bzw. Projektangebote unterbreiten zu können, wird eine     Einwilligung des Bewerbers zur längeren Speicherung eingeholt. Nach     Abschluss der ersten Bewerbungsphase und im Falle eines entsprechenden Angebotes,     werden wir selbstverständlich mit Ihnen vorher Kontakt aufnehmen und Ihr     Einverständnis einholen. Wird die Einwilligung zur längeren Speicherung     erteilt, erfolgt eine Löschung erst nach Ablauf dieses Zeitraums, es sei     denn, der Bewerber erteilt uns erneut eine Einwilligung zur weiteren     Speicherung. Die Einwilligung kann jederzeit ohne Angabe von Gründen für     die Zukunft widerrufen werden.

8.   Datenübermittlung

Die DSGVOgewährleistet ein innerhalb der Europäischen Union gleich hohesDatenschutzniveau. Bei der Auswahl unserer Dienstleister setzen wir daher nachMöglichkeit auf europäische Partner, wenn Ihre personenbezogenen Datenverarbeitet werden sollen. Nur in Ausnahmefällen werden wir Daten außerhalb derEuropäischen Union im Rahmen der Inanspruchnahme von Diensten Dritterverarbeiten lassen. Wir lassen eine Verarbeitung Ihrer Daten in einem Drittlandnur zu, wenn die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind.Das bedeutet, dass die Verarbeitung Ihrer Daten dann nur auf Grundlagebesonderer Garantien erfolgen darf, wie etwa die von der EU-Kommissionoffiziell anerkannte Feststellung eines der EU entsprechendenDatenschutzniveaus oder die Beachtung offiziell anerkannter speziellervertraglicher Verpflichtungen, der sogenannten „Standard-Datenschutz-Klauseln“

9.  Verpflichtung zur Datenbereitstellung

 Im Rahmen desBewerbungsverfahrens müssen Sie diejenigen personenbezogenen Datenbereitstellen, die für die Begründung des Beschäftigungsverhältnisseserforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. InEinzelfällen besteht eine gesetzliche Verpflichtung des Bewerbers, bestimmteDaten anzugeben (z.B. Gesundheitszeugnis, polizeiliches Führungszeugnis etc.).Ohne diese Daten werden wir bzw. unsere Kunden, für die die Vermittlungdurchgeführt wird, nicht in der Lage sein, den Arbeitsvertrag mit Ihnendurchzuführen.

10. Automatisierte Entscheidungsfindungeinschließlich Profiling

 Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlichProfiling findet nicht statt.

11. Online-Bewerbungsverfahren

 AllgemeineInformationen/Freiwilligkeit 

Neben Vorort-Vorstellungsgesprächenbieten wir unseren Bewerberinnen und Bewerbern die Möglichkeit an, einVorstellungsgespräch auch online durchzuführen. Hierzu verwenden wir die Microsoft-LösungenTeams, Skype und Google Meet.

Die Teilnahme an den Teams-Interviews ist freiwillig. Sie haben zu jeder Zeitdie Möglichkeit, ein Interview abzubrechen, weitere Interviews abzulehnen undIhre Einwilligung in die Teilnahme am Teams-Interview zurückziehen, ohne dassIhnen dadurch irgendwelche Nachteile entstehen. Die Teams-Interviews werdennicht aufgezeichnet oder gespeichert.

Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die HRS Germany GmbH Ihnen dieMöglichkeit bietet, das Interview auch in Form eines persönlichen Gesprächs vorOrt oder anhand eines Telefongesprächs durchzuführen. Sollten Sie sich für einpersönliches Gespräch vor Ort oder ein Telefongespräch entscheiden, hat dieskeine nachteiligen Auswirkungen auf Ihre Bewerbung.

Das Interview wird nur von Personen geführt, die für die Besetzung von freienStellen innerhalb der HRS Germany GmbH zuständig sind. Diese Personen stellenim Rahmen des Verwendungszweckes sicher, dass die Vertraulichkeit Ihrerpersonenbezogenen Daten gewahrt wird. Dem Unternehmen ist es wichtig, einenhöchstmöglichen Schutz Ihrer persönlichen Daten zu gewährleisten. Allepersönlichen Daten, die im Rahmen einer Bewerbung bei uns erhoben undverarbeitet werden, sind durch technische und organisatorische Maßnahmen gegenunberechtigte Zugriffe und Manipulation geschützt.

Verarbeitete Daten/Rechtsgrundlage/Widerruf

Zu den verarbeiteten Kategorien personenbezogener Daten im Rahmen desTeams-Interviews gehören: Name, Übertragung des Bildes (und damit dieÜbertragung Ihrer Person), Übertragung Ihrer Stimme. Eine Aufnahme desOnline-Interviews und/oder eine Speicherung findet nicht statt.

Ferner werden bei der Nutzung von Microsoft Teams / Skype systemseitig folgendepersonenbezogenen Daten erhoben: IP-Adressen, E-Mail-Adressen, Namen, Logfiles,Protokolldaten, Metadaten (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt der Teilnahme, usw.),Profildaten (z. B. ihr Nutzername, wenn Sie diesen von sich aus angeben).

Die Datenverarbeitung im Rahmen des Teams-Interviews beruht auf der von Ihnenerteilten, jederzeit für die Zukunft widerrufbaren Einwilligung, Art. 6 Abs. 1S. 1 lit. a DSGVO.

Sie haben zu jeder Zeit die Möglichkeit, ein Interview abzubrechen, weitereInterviews abzulehnen und Ihre Einwilligung in die Teilnahme am Teams-Interviewzu widerrufen, ohne dass Ihnen dadurch irgendwelche Nachteile entstehen. DenWiderruf können Sie über unser Webformular einreichen.

Die Datenverarbeitungen der systemseitig erhobenen Daten führen wir ferneraufgrund eines berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. f DSGVOdurch. Unser berechtigtes Interesse für die Datenverarbeitung lautet:Durchführung von Online-Interviews.

13. Datenübermittlung

Für die Durchführung derOnline-Interviews verwenden wir Teams. Microsoft Teams ist Teil von MicrosoftOffice 365. Microsoft Teams ist eine Produktivitäts-, Kollaborations- und Austauschplattformfür einzelne Nutzer, Teams, Communities und Netzwerke, die Unternehmensverbandübergreifend eingesetzt wird. Dieses beinhaltet unter anderem eineVideokonferenzfunktion.

Microsoft Office365 ist eine Software der Firma
Microsoft Ireland Operations Limited
One Microsoft Place
South County Business Park
Leopardstown
Dublin 18
D18 P521
Ireland

Microsoft Teams ist Teil der Cloud-Anwendung Office 365, für welches ein Nutzerkonto erstellt werden muss.

Die Datenverarbeitung mit Office 365 erfolgt auf Servern in Rechenzentren inder Europäischen Union in Irland und den Niederlanden.  Hierzu haben wirmit Microsoft eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung gemäß Art. 28 DSGVOabgeschlossen. Demgemäß haben wir für Office 365 umfangreiche technische undorganisatorische Maßnahmen mit Microsoft vereinbart, die dem aktuell geltendenStand der Technik der IT-Sicherheit z.B. hinsichtlich Zugriffsberechtigungs-und Ende-zu-Ende-Verschlüsselungskonzepten für Datenleitung, Datenbanken undServer entsprechen.

Für den Fall des Zugriffs durch Microsoft von außerhalb der Europäischen Unionim von uns genehmigten Einzelfall haben wir EU-Standardverträge(Standarddatenschutzklauseln) mit Microsoft abgeschlossen. Um ein angemessenesDatenschutzniveau beim Transfer personenbezogener Daten in ein Drittland wiedie USA in diesem konkreten Fall zu garantieren, haben wir, wie obenbeschrieben, ergänzende Maßnahmen in Form dem Stand der Technik entsprechendertechnischer und organisatorischer Maßnahmen wie z.B. Zugriffsberechtigungs- undVerschlüsselungskonzepte für Datenleitungen, Datenbanken und Serverimplementiert.

Microsoft behält sich vor, vor Kundendaten zu eigenen legitimenGeschäftszwecken zu verarbeiten. Auf diese Datenverarbeitungen von Microsofthaben wir keinen Einfluss. In dem Umfang, in dem Microsoft Teamspersonenbezogene Daten in Verbindung mit den legitimen Geschäftszweckenverarbeitet, ist Microsoft unabhängiger Verantwortlicher für dieseDatenverarbeitungstätigkeiten und als solcher verantwortlich für die Einhaltungaller geltenden Datenschutzbestimmungen. Falls Sie Informationen über dieVerarbeitung durch Microsoft benötigen, bitten wir Sie die entsprechendeErklärung von Microsoft einzusehen.

14. Bewerbung per WhatsApp (PitchYou)

Auf Wunsch von Kandidaten bieten wir im Rahmen desRecruitings die Möglichkeit an, sich über WhatsApp zu bewerben. Dafür wird derDienst PitchYou der SBB Software und Beratung GmbH in Deutschland, Naila(Bahnhofstraße 7, 95119 Naila, Deutschland) genutzt, der eine Anbindung ermöglichtund die getätigten Angaben in unser Bewerbermanagementsystem überführt sowieeinen Schutz der Bewerberdaten gewährleistet. Mit dem Anbieter wurde einAuftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen. 

PitchYou sieht ein mehrstufiges Löschungskonzept vor, um die Rechte desBetroffenen zu wahren.

Auf die Datenverarbeitung durch WhatsApp haben wir keinen Einfluss. Für dieVerarbeitung gelten die Datenschutzbestimmungen von WhatsApp, denen Sie imVorfeld zustimmen müssen. Wir weisen darauf hin, dass die von Ihnen gemachtenAngaben in den USA gespeichert und verarbeitet werden. Wir weisen zudem daraufhin, dass eine Datenverarbeitung durch WhatsApp mit Sicherheitsrisikenverbunden ist. Die USA werden derzeit als ein Land mit einem nach EU-Standardsunzureichendem Datenschutzniveau eingeschätzt. Es besteht insbesondere dasRisiko, dass Ihre Daten durch US-Behörden zu Kontroll- und zuÜberwachungszwecken verarbeitet werden können, ohne dass Sie über dieseDatenverarbeitung informiert werden und ohne, dass Sie die Möglichkeit einesRechtsbehelfs gegen diese Datenverarbeitung durch die US-Behörden haben.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist die erteilte freiwillige Einwilligung i.S. d. Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. a DSGVO i.V.m. § 26 BDSG zur durch Durchführungdes Bewerbungsprozesses.

Bewerber können die vorstehend ausdrücklich erteilte Einwilligung jederzeit mitWirkung für die Zukunft uns gegenüber durch eine Mitteilung per WhatsAppwiderrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruferfolgten Verarbeitung wird durch den Widerruf nicht berührt.

Informationen zum Datenschutz bei WhatsApp: https://www.whatsapp.com/legal?eea=0#privacy-policy 

Weitere Hinweise zum Datenschutz von PitchYou finden Sie unter: https://www.pitchyou.de/datenschutz sowie 
https://www.pitchyou.de/pitchyou-dsgvo 

Informationen zur Einwilligung in die Nutzung von WhatsApp finden Sieunter: https://www.pitchyou.de/datenschutz-whatsapp

15. MessengerPeople / WhatsApp Business

Weiterhin nutzen wir auch die Dienste des Anbieters:MessengerPeople GmbH, Seidlstrasse 8, 80335 München, Deutschland. 

Wir nutzen dabei „WhatsCareer - WhatsApp für Personal & Recruiting“„WhatsCareer“ ist ein speziell entwickelter WhatsApp Chatbot für HR-Abteilungenund Personaldienstleister. Der Dienst hilft dabei, den zeit- undpersonalaufwändigen Bewerbungsprozess zu beschleunigen. Den Schwerpunkt bildetBewerberbetreuung via WhatsApp & WhatsCareer von der Stellensuche bis zumOnboarding neuer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen. Durch den schnellen undeffektiven Dialog im Messenger können sich Bewerber:innen sehr einfach und ohnegroßen Zeitaufwand mit allen nötigen Unterlagen, wie Lebenslauf, Anschreibenoder Arbeitsproben bewerben oder Rückfragen stellen. Auch im Onboarding habenMitarbeiter:innen die Möglichkeit, Dokumente einfach an uns zuübersenden. 

In diesem Zusammenhang wird WhatsApp Business API genutzt. Der Zugriff auf dieWhatsApp Business API erfolgt nur über ausgewählte WhatsApp Business SolutionProvider wie MessengerPeople. Demzufolge werden alle personenbezogenen Datenbei MessengerPeople gespeichert. Die Datenverarbeitung erfolgt dabei in Europa.Mit dem Dienstleister haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28DSGVO abgeschlossen. 

Grundsätzlich gilt, dass die Kommunikation per WhatsApp durch eine Ende-zu-EndeVerschlüsselung (End-to-End-Encryption, abgekürzt E2EE) geschützt ist. Dasbedeutet, das Chats, Anrufe sowie alle versendeten Medien vom Senderverschlüsselt und erst vom Empfänger wieder entschlüsselt werden. Während derÜbertragung der Daten sind diese verschlüsselt, die Funktion kann nichtdeaktiviert werden.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist die erteilte freiwillige Einwilligung i.S. d. Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. a DSGVO i.V.m. § 26 BDSG zur durch Durchführungdes Bewerbungsprozesses. Die Kommunikation und der Dokumentenaustausch viaWhatsApp ist stets freiwillig und stellt nur eine mögliche Option dar. Esbesteht stets auch die Möglichkeit, über andere Kommunikationskanäle zukommunizieren (z.B. E-Mail). Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung fürdie Zukunft direkt über den jeweiligen WhatsApp-Chat widerrufen werden. 

Informationen zum Datenschutz bei Nutzung von MessengerPeople undWhatsApp https://www.messengerpeople.com/de/whatsapp-datenschutz-alles-was-du-wissen-musst/ 

Die Datenschutzerklärung von Messenger People finden Sie unter: https://www.messengerpeople.com/de/datenschutzerklaerung/